La dématérialisation des documents est un enjeu important et un sujet d’actualité qui touche toutes les entreprises. Mais à l’heure où de nombreuses d’entre elles initient leur transition numérique, beaucoup ont encore recours aux documents papier. Mais alors, pourquoi passer à la dématérialisation des documents ? Quels sont ses avantages ? On vous explique tout.
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise des documents physiques, souvent sous forme papier, par des fichiers informatiques. Dématérialiser un document signifie le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. Par exemple produire une facture au format PDF de manière automatique depuis un ERP.
Pour une entreprise, le passage à la dématérialisation des documents va avoir différents avantages et c’est ce que nous allons voir.
Un gain de productivité
Tout d’abord, la dématérialisation des documents a pour premier avantage de faire gagner du temps à l’ensemble de vos équipes. En effet, en centralisant l’ensemble des documents dans un espace collaboratif, la dématérialisation simplifie considérablement la recherche et la consultation des documents, ce qui représente un premier gain de temps. Cela est d’autant plus vrai quand on sait qu’un salarié passe en moyenne plus de la moitié de son temps de travail à chercher une information plutôt que de la lire. On comprend alors le gain de productivité immédiat !
En outre, le passage à la dématérialisation permet également de gagner en rapidité notamment lors de l’acheminement des documents, par exemple entre partenaires commerciaux. En effet, lorsque l’envoi postal d’un document nécessite un ou plusieurs jours de l’envoi à la réception, l’envoi numérique est lui instantané. Cette instantanéité des documents standardisé via des workflows qui est propre aux fichiers numériques permet à la fois de gagner du temps dans les processus mais aussi de gagner en réactivité.
Enfin, la dématérialisation des documents suppose évidemment une automatisation dans la saisie ce qui permet de limiter le risque d’erreur et améliore ainsi la productivité globale.
Une réduction des coûts de gestion
La dématérialisation des documents a pour second bénéfice de réduire les coûts de gestion. En effet, d’un point de vue économique, imaginez que tous les frais liés à l’impression des documents soient supprimés. Ces derniers représentent en moyenne entre 1% et 3% du CA d’une entreprise. (Source Cabinet IDC). Les salariés d’une PME impriment en moyenne plus de 1000 pages par mois. Aussi, une entreprise qui dématérialise ses documents s’apprête donc à faire de véritables économies et ce sur de nombreux postes : le poste des consommables d’impression (ramettes de papier, cartouches d’encre), le poste lié à l’exploitation et la maintenance des périphériques d’impression et le poste lié à la mise sous pli des documents puis à l’affranchissement.
L’on sait également que l’archivage des documents papiers demeure une véritable perte de temps et de productivité pour les entreprises compte tenu de l’organisation qu’il demande. De plus, le stockage de ces documents physique nécessite de la place, donc un ou plusieurs emplacements dédiés, mais aussi des emplacements pour les machines et les stocks de papiers qui s’avèrent encombrants et coûteux. Aussi, l’archivage numérique offert par à la dématérialisation des documents représente une autre grande source d’économies.
Une obligation légale
En France, le passage à la dématérialisation des documents est également dû à une obligation légale. En effet, bien qu’en retard comparée à ses homologues européens sur la dématérialisation des documents, la France a récemment pris conscience de l’opportunité économique et fiscale de cette dernière. Elle s’est alors lancée dans une politique très incitative. En 2017, la loi Travail a simplifié la mise en place des e-bulletins de paie dans les entreprises. Alors que les salariés devaient auparavant autoriser la dématérialisation de leur fiche de paie, ils sont désormais supposés d’accord à moins de s’y opposer formellement.
D’autre part, depuis le 1er janvier 2020, chaque entreprise traitant avec la sphère publique française, qu'elle soit une PME, une ETI ou une grande entreprise est dans l’obligation de transmettre ses factures sous format électronique. De plus, selon l’article 56 du récent Projet de Loi de Finances 2020, la facture électronique entre entreprises (B2B) deviendra également obligatoire en France à compter du 1er janvier 2025.
De quoi encore fois inciter les entreprises à dématérialiser ! En effet, il est toujours préférable d’anticiper une obligation législative afin d’assurer sa mise en conformité à la date prévue que d’attendre la date butoir.
Une nouvelle façon de travailler
Enfin, opter pour la dématérialisation des documents, c’est adopter une nouvelle façon de travailler au sein de votre organisation. De nombreuses entreprises ont encore du mal à faire évoluer leurs habitudes de travail et ne veulent pas dématérialiser car elles travaillent avec du papier depuis de nombreuses années et ces méthodes leur conviennent très bien. Pourtant, la dématérialisation permet un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. En effet, privilégier le format numérique au format papier pour un document de travail permet d’en faire un support collaboratif.
D’autre part, dans un contexte où le travail à distance et la mobilité, lors de déplacements professionnels par exemple, sont en forte progression, la dématérialisation des documents est également un atout. En effet, en permettant aux salariés de travailler de n’importe quel point et à n’importe quel moment sur un fichier électronique partagé, elle améliore la flexibilité.
Vous l’aurez compris, la dématérialisation des documents est un enjeu majeur pour les entreprises en raison des différents avantages conférés (gains de productivité, réduction des coûts de gestion et mise en conformité légale) et organisationnels (nouvelles formes de travail) qu’elle apporte. Aujourd’hui chaque document (bon de commandes, avis d'expédition, factures etc..) peut être dématérialisé, et c’est vers une entreprise sans papier que nous tendons progressivement. Le passage à la dématérialisation des documents suppose de déterminer différents éléments : les documents papiers à dématérialiser, la solution adaptée à vos besoins (EDI, E-Invoicing, E-Procurement...) et vos objectifs. Vous envisagez de dématérialiser vos documents commerciaux ? Nos équipes d’experts sont à votre écoute pour vous aider à faire avancer votre réflexion et vous accompagner dans votre projet de dématérialisation des documents !
