Depuis le 1er janvier 2020, chaque entreprise traitant avec la sphère publique française, qu'elle soit une PME, une ETI ou une grande entreprise est dans l’obligation de transmettre ses factures sous format électronique. À compter du 1er janvier 2023, la facture électronique entre entreprises (B2B) deviendra également obligatoire en France. Tour d’horizon sur le contexte associé à cette obligation à venir et ce qui va changer pour votre entreprise. 

Une obligation de réception au format électronique dès janvier 2023

L’État a acté la généralisation de la facturation électronique pour la sphère B2B pour tous les échanges inter-entreprise dans le secteur privé en France. Par conséquent, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique à compter du 1er janvier 2023.

Une obligation d’émettre les factures par voie électronique - et en complément certaines de leurs données à l’administration fiscale - s’imposera également aux entreprises de manière progressive entre 2023 et 2025, en fonction de leur taille.

L’objectif pour l’État derrière cette future obligation est de lutter contre la fraude à la TVA. La suppression de la facture papier devrait notamment permettre un meilleur contrôle avec une évolution de ses modalités ainsi qu’une simplification des déclarations de la TVA. En France, cette obligation concernera l’ensemble des entités soumises à TVA, soit 4 millions d’entreprises pour un volume annuel estimé de 2 milliards de factures par an*.

Vers une triple obligation

Afin de répondre aux besoins de l’administration fiscale en matière de lutte contre la fraude à la TVA, la facture électronique devra également être assortie de la transmission de données complémentaires. Au-delà de la facture électronique - de l’e-invoicing donc -, l’État prévoit en effet de rendre obligatoire la transmission d’autres éléments : le cycle de vie et l’e-reporting.

La partie cycle de vie concernera le statut de traitement de la facture chez les destinataires. Les destinataires, c’est-à-dire les clients, devront pouvoir communiquer sur un certain nombre de données et de statuts sur le traitement de la facture, dont le paiement par exemple. Certains statuts seront rendus obligatoires, mais sont encore en cours de définition.

Les données d’e-reporting concerneront toutes les transactions BtoC en France et les flux BtoC et BtoB à l’international. Ces données d’e-reporting seront à transmettre à l’administration fiscale. Grâce à ces éléments, l’administration fiscale aura connaissance de l’ensemble des opérations commerciales des assujettis à la TVA.

Les échéances : quand mon entreprise sera-t-elle concernée ?

Le déploiement de cette obligation de facturation électronique sera effectué de manière progressive à partir de 2023 et jusqu’à 2025, en fonction de la taille des entreprises. L’obligation de recevoir des factures dématérialisées est fixée dès 2023, c’est-à-dire que l’ensemble des sociétés aura l’obligation d’accepter les factures électroniques entrantes.

En revanche, en ce qui concerne l’émission de factures au format électronique, ce sont tout d’abord les grandes entreprises qui seront concernées au 1er janvier 2023. Elles auront à cette date l’obligation d'émettre des factures électroniques B2B et de transmettre les données d’e-reporting, notamment pour toute la partie internationale. Cela signifie que si vous êtes une ETI ou une TPE / PME et que vous traitez avec ces grandes entreprises, vous aurez alors pour obligation de recevoir la facture au format électronique, et donc de communiquer aussi sur son cycle de vie. Ces impacts sont à anticiper pour les ETI ou TPE/PME dès janvier 2023.

Ce qu’il faut retenir : Au 1er janvier 2023, toutes les sociétés devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, notamment des grandes entreprises et communiquer sur le cycle de vie. Concernant l’émission des factures au format dématérialisé, le calendrier est progressif :

• 1er janvier 2023 : obligation pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2024 : obligation pour les ETI
• 1er janvier 2025 : obligation pour les TPE/PME

Une architecture de transmission en Y pour plus d’interopérabilité

L’État a fait le choix d’une architecture de transmission dite “en Y”. On parle de schéma “en Y” car il associe un circuit direct, notamment via la plateforme publique, et un circuit indirect, via les plateformes privées. Ce schéma d’échange mixte permet différents circuits de facturation. La plateforme nationale publique permettra de gérer un nombre restreint de format de factures tandis que les plateformes privées permettront d’échanger d’autres formats plus techniques.

Le maître mot étant l’interopérabilité, les systèmes seront interconnectés. À date, en ce qui concerne la plateforme publique, il est prévu que Chorus Pro, qui aujourd’hui sert pour les échanges BtoG, soit utilisée et adaptée au regard des nouvelles exigences de facturation et d’e-reporting prévue par l’administration fiscale sur cet horizon 2023-2025. Les conditions de mise en œuvre de cette plateforme et de ce schéma sont encore en cours de discussion.

Un annuaire pour faciliter les échanges dématérialisés

Le schéma de transmission présenté ci-dessus est relativement simple : deux fournisseurs et deux acheteurs. Mais demain, les entreprises seront amenées à échanger avec des dizaines, des centaines, voire des milliers de partenaires commerciaux. C’est pourquoi il est prévu de centraliser les coordonnées des entités assujetties à la TVA qui sont concernées par la réforme. Un référentiel unique géré par Chorus Pro, sera alimenté notamment par la base SIRENE de l’INSEE, et mis à jour au fur et à mesure selon les changements de paramétrages des destinataires. Tous les acteurs concernés seront ainsi référencés dans cet annuaire. Il permettra d’adresser les factures et les éventuels flux de retours quelle que soit la plateforme, privée ou publique, et donc d’adresser automatiquement l’ensemble des informations.

Les données qui seront contenues dans l’annuaire contiendront, entre autres, l’identifiant de l’entreprise, les données techniques permettant l’adressage des factures ainsi que le canal à adresser. L’accès à cet annuaire se fera directement via le portail de Chorus Pro ou par API auprès des différents prestataires. Cet annuaire sera accessible par les utilisateurs de Chorus Pro, les utilisateurs de plateformes privées et les opérateurs de dématérialisation.

Les obligations d’archivage persistent et les formats de facture sont toujours à l'étude

Du côté de l’archivage, aucun changement n’est prévu à date. Les obligations d’archivage persistent et les durées de conservations ne changent pas. De même, les conditions de conservation restent identiques.

En ce qui concerne les formats, les discussions sont toujours en cours. Plusieurs formats de factures sont à l’étude : des formats structurés et des formats mixtes. Sur le cycle de vie et l’e-reporting, les cahiers des charges sont en cours de rédaction. La DGFIP et l’AIFE prévoient de communiquer et de publier l’ensemble de ces spécifications à horizon fin d’été 2021. Nous serons alors en mesure d’identifier les formats à mettre en œuvre pour se conformer à cette nouvelle obligation qui arrive en 2023.

AGENA3000, éditeur de solutions d’optimisation des échanges des données, vous accompagne 

Vous l’aurez compris, la dématérialisation de vos factures est un enjeu majeur et devrait faire partie de l'actualité des prochains mois de votre société. L’obligation qui approche à grands pas en fait un point prioritaire pour beaucoup d'entreprises. Anticipez les obligations à venir et équipez votre entreprise dès maintenant d’une solution de facturation électronique. Avec une expérience de plus de 40 ans dans la dématérialisation des échanges, AGENA3000 est à vos côtés pour votre projet de mise en conformité.

* Sources : Rapport DGFiP, Billantis

Agence pour l’Informatique Financière de l’État