Vous êtes un industriel et vous souhaitez mettre en place une solution PIM (Product Information Management) afin de centraliser vos données et accélérer le Time-To-Market vos produits ? Vous avez raison. Nous vous livrons les grandes étapes et nos conseils pour mener à bien votre projet.

Etape 1 – Recenser l’emplacement de vos données

Afin de compléter au mieux les informations de vos fiches produits, il est tout d’abord essentiel d’identifier vos sources de données, également appelées gisements de données. Qu’il s’agisse des informations marketing, des visuels produits, des informations qualitatives ou même de la logistique, ces données peuvent être conservées à différents emplacements dans votre système d’information (CRM, ERP, fichiers Excel…).

Cartographier vos données permettra de définir par la suite le chemin de l’information entre vos gisements de données et votre future plateforme PIM. En fonction de la taille et de l’organisation de votre entreprise, il sera alors possible d’envisager un flux entre vos applications internes et votre plateforme PIM plutôt que de saisir vos informations dans le PIM directement. A noter que le projet PIM est bien souvent l’occasion de remettre à plat le process de gestion des données en interne, afin d’en optimiser la collecte et de définir la responsabilité des différents services.

Etape 2 – Définir les key users

Définir des utilisateurs clés est une étape incontournable lors de la mise en place d’un projet PIM. En effet, l’identification des collaborateurs et métiers responsables de la génération et de la mise à jour de la donnée permettra une meilleure gestion du projet. Ces salariés définis comme étant « Key Users » seront formés à l’utilisation de la plateforme et auront pour mission de partager leurs connaissances avec les personnes susceptibles de travailler sur la plateforme PIM.

Aussi, le Key User sera un véritable ambassadeur du projet auprès des équipes internes, en les accompagnant dans ce changement et en les faisant adhérer au projet. En outre, le Key User peut jouer le rôle d’intermédiaire entre vos équipes et votre éditeur de logiciels afin de lever d’éventuels blocages ou d’améliorer l’expérience utilisateur. Définir les bons Key Users est primordial.

Etape 3 – Valider les flux d’informations

Une fois la cartographie établie et les collaborateurs clés identifiés, il est essentiel de valider et de mettre à jour les flux d’information. Il faut retenir que la clé de réussite d’un projet PIM pour un industriel réside dans la qualité de l’information. Une fois que le système d’information de votre entreprise est mis à jour et validé par vos équipes, il est alors possible de passer à l’étape suivante : les spécificités marché.

Etape 4 – Définir les spécificités marché

Maintenant que votre structure et vos équipes sont prêtes, il ne reste plus qu’à définir les contours et spécificités de votre solution PIM. A qui souhaitez-vous communiquer vos fiches produits ?

Selon le pays d’envoi et le marché de votre produit, des attributs seront imposés lors du remplissage de votre fiche produit. Il est donc indispensable d’être le plus précis possible dans la définition de votre besoin afin de lister de façon exhaustive les contraintes liées à votre secteur (construction, santé, foodservice…) et à vos clients. En effet, certains d’entre eux peuvent privilégier un canal plutôt qu’un autre - par exemple le réseau GDSN - ou encore demander des informations non obligatoires supplémentaires, à l’instar du Nutri-Score pour les produits alimentaires.

Cette étape est la plus importante pour la réussite de votre projet. Une fois les spécificités marché, secteur et clients définies, il sera plus facile de choisir et d’implémenter la meilleure solution PIM qui saura répondre à vos besoins.

Vous l’aurez compris, mener avec succès son projet PIM demande de se préparer. Toutefois, se faire accompagner d’experts permet de réduire la charge sur la phase préparatoire. Par ailleurs, disposer de données à jour au moment du lancement est primordial, mais le véritable défi réside dans le maintien permanent de la qualité de ces données. Selon le contexte et l’ambition du projet, le délai de mise en place varie de quelques semaines à plusieurs mois. N’oubliez pas qu’un projet PIM est avant tout un projet collaboratif, qui doit impliquer vos équipes.