Bent u een fabrikant en wilt u een PIM-oplossing (Product Information Management) implementeren om uw data te centraliseren en de Time-To-Market van uw producten te versnellen? Wij geven u de belangrijkste stappen en ons advies om uw project tot een succesvol einde te brengen.
Stap 1 - Identificeer de locatie van uw data
Om de informatie van uw productbeschrijvingen zo goed mogelijk aan te vullen, is het allereerst essentieel om uw databronnen te identificeren. Of het nu gaat om marketinginformatie, product visuals, kwalitatieve informatie of zelfs logistiek, deze data kunnen op verschillende locaties in uw informatiesysteem zijn opgeslagen (CRM, ERP, Excel-bestanden...).
Door uw data in kaart te brengen, kunt u het pad definiëren tussen uw databronnen en uw toekomstige PIM-platform. Afhankelijk van de grootte en organisatie van uw bedrijf, zal het dan mogelijk zijn om een stroom tussen uw interne processen en uw PIM platform te overwegen in plaats van uw informatie rechtstreeks in uw PIM in te voeren. Het PIM project is vaak een gelegenheid om het databeheerproces intern te herzien, om de dataverzameling te optimaliseren en de verantwoordelijkheid van de verschillende afdelingen te definiëren.
Stap 2 - De belangrijkste gebruikers definiëren
Het definiëren van de belangrijkste gebruikers is een essentiële stap bij het opzetten van een PIM-project. Het identificeren van de medewerkers en business lines die verantwoordelijk zijn voor het genereren en bijwerken van data zorgt namelijk voor een beter projectbeheer. Deze medewerkers die als key users worden gedefinieerd, zullen worden getraind in het gebruik van het platform en zullen verantwoordelijk zijn voor het delen van hun kennis met mensen die waarschijnlijk op het PIM platform zullen werken.
Ook zal de key user een echte ambassadeur van het project zijn voor de interne teams, hen begeleiden bij deze verandering en ervoor zorgen dat ze zich aan het project houden. Bovendien kan de key user optreden als tussenpersoon tussen uw teams en uw software-uitgever om eventuele obstakels op te lossen of de gebruikerservaring te verbeteren. Het definiëren van de juiste key users is essentieel.
Stap 3 - Informatiestromen valideren
Zodra de data in kaart is gebracht en de belangrijkste medewerkers geïdentificeerd zijn, is het essentieel om de informatiestromen te valideren en bij te werken. De sleutel tot het succes van een PIM project voor een industrieel bedrijf ligt in de kwaliteit van de informatie. Zodra het informatiesysteem van uw bedrijf is bijgewerkt en gevalideerd door uw teams, is het mogelijk om door te gaan naar de volgende stap: marktspecificaties.
Stap 4 - Marktspecificaties definiëren
Nu uw structuur en teams klaar zijn, hoeft u alleen nog maar de hoofdlijnen en specifieke kenmerken van uw PIM oplossing te definiëren. Wie ontvangt uw productinformatie?
Afhankelijk van het land van verzending en de markt van uw product, zullen kenmerken worden opgelegd bij het invullen van uw productinformatie. Het is daarom essentieel om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het definiëren van uw behoeften, zodat u een volledige lijst kunt maken van de obstakels die relevant zijn voor uw sector (bouw, gezondheidszorg, foodservice...) en uw klanten. Sommige klanten geven namelijk de voorkeur aan het ene kanaal boven het andere - bijvoorbeeld het GDSN-netwerk - of vragen om aanvullende niet-verplichte informatie, zoals de Nutri-Score voor voedingsproducten.
Deze stap is het belangrijkst voor het succes van uw project. Als de specifieke kenmerken van de markt, de sector en de klant eenmaal gedefinieerd zijn, wordt het eenvoudiger om de beste PIM-oplossing te selecteren en te implementeren die aan uw behoeften voldoet.
Het is duidelijk dat een succesvol PIM-project voorbereiding vereist. Begeleiding door experts kan echter de last van de voorbereidingsfase verlichten. Bovendien is het essentieel om up-to-date data te hebben op het moment van lancering, maar de echte uitdaging ligt in het handhaven van de kwaliteit van deze data op een continue basis. Afhankelijk van de grootte en doel van het project varieert de implementatietijd van enkele weken tot enkele maanden.
